Alle documenten:
Standaard vereisten
- Voor alle studietypen geldt dat u bestanden indient in als losse PDF-documenten. In verband met de leesbaarheid van documenten dient u de PDF-documenten in OCR-format (doorzoekbare versie) aan te leveren. Voor een korte uitleg, zie deze pagina.
- De bestanden mogen niet beveiligd zijn met een wachtwoord.
- Alle documenten moeten voorzien zijn van een versienummer en een versiedatum in de bestandsnaam en in het document zelf. Hetzelfde versienummer en dezelfde versiedatum als in de documenten staat moet ook ingevuld worden bij het uploaden van de documenten in Research Manager.
- Als u meerdere documenten indient van hetzelfde type moet het onderscheid hiertussen worden aangeduid in het veld ‘additionele informatie’.
Documenten herindiening of amendement:
Track changes
Alle herziene documenten moeten voorzien worden van track changes.
Bij een herindiening van een onderzoeksdossier moet namelijk duidelijk zijn wat er in de ingediende documenten is gewijzigd ten opzichte van de vorige versie die u heeft ingediend. U dient daarom bij een herindiening twee versies van ieder gewijzigd document mee te sturen:
- een versie met track changes (‘wijzigingen bijhouden’); én
- een ‘schone/clean’ versie waarin de wijzigingen in het document zijn geaccepteerd.
Mocht een versie met track changes onleesbaar zijn door de vele wijzigingen, dan kunt u in plaats daarvan een gedetailleerd overzicht van de wijzigingen meesturen.
Let op: de track changes van wijzigingen die de commissie al heeft gezien (ook al zijn deze nog niet goedgekeurd), hoeven bij een herindiening niet nogmaals getoond te worden. deze wijzigingen heeft de commissie immers al beoordeeld, en daar zijn al dan niet vragen over gesteld. De commissie wil alleen de nieuwe wijzigingen zien ten opzichte van de vorige ingediende versie.
Nieuw(e) versienummer en -datum
Alle herziene documenten moeten na elke ingediende wijziging voorzien worden van een nieuw versienummer en een nieuwe versiedatum in de bestandsnaam en in het document zelf. Hetzelfde versienummer en dezelfde versiedatum als in de documenten staat moet ook ingevuld worden bij het uploaden van de documenten in Research Manager.
Research Manager
Indieningsportal:
- U kunt de documenten indienen via Research Manager. Voor meer informatie en een handleiding, zie Research Manager.
- Het is niet toegestaan eerder ingediende documenten uit Research Manager te verwijderen. In het kader van de archiefwet dienen alle ingediende documenten in het dossier te blijven staan. Dit geldt ook voor afgekeurde documenten. Dit is bovendien van belang voor de traceerbaarheid van de wijzigingen en het beoordelingsproces van de commissie. Het dossier in Research Manager is het complete dossier zoals dat bij de commissie bekend is. Er is geen ander archief. Dit betekent dat de commissie geen beschikking meer heeft over eerdere versies van documenten als deze worden verwijderd uit het systeem. Research Manager is ook geen vervanging voor uw eigen administratie.
Beantwoording vragen:
- De vragen van de commissie worden gesteld in Research Manager op het tabblad ‘Vragen aan onderzoeker’. In het antwoordenveld daarnaast dient u antwoord te geven op die vragen. Het is in dit geval niet nodig een aparte antwoordbrief in te dienen. Een antwoordbrief zal niet worden meegenomen in de beoordeling.
- Het is niet nodig de vragen van de commissie te herhalen in het antwoordenveld, en het is ook niet nodig om aangepaste tekst uit documenten letterlijk over te nemen in het antwoordenveld. Het volstaat om te verwijzen naar het aangepaste document inclusief verwijzing naar de pagina/ of het hoofdstuk.